عباس نژادعبدالله مراحل انتصاب و ارزیابی عملکرد مدیران و روندهای تشخیص استعدادهای برتر را برمی‌شمرد.
به گزارش روابط عمومی رسانه ملی، در عصر ما که پیشرفت ها و تحولات در حوزه های مختلف شتاب چشمگیری دارند و در مسیر حرکت و عملکرد سازمان ها، چالش هایی در بهره وری نیروی انسانی ایجاد می کنند، یکی از مهم‌ترین راههای ارتقای عملکرد همکاران و برون‌رفت از این مشکلات، انتخاب مدیرانی است که توانایی سامانبخشی به امور سازمان را دارا باشند. هرچه مدیران یک سازمان، کارآمدتر و شایسته تر باشند، بیشتر می توانند توفیق سازمان را در دستیابی به اهداف مطلوب و عبور از فرازونشیبهای گوناگونش تضمین کنند. از‌این‌روست که الگوی مدیریت منابع انسانی براساس شایستگی، در اولویت کار سازمان‌ها قرار گرفته است. بر همین اساس و به‌منظور اجرای سیاستهای کلی نظام اداری و راهبردهای کلان سازمان و نیز فراهم آوردن زمینه استقرار مدیران توانمند و اثربخش سازمان، اداره کل انتصابات و ارزشیابی مدیران در ساختار حوزه ریاست ایجاد شد. گفت‌وگوی هفته‌نامه صداوسیما با عباس نژادعبدالله، مدیرکل انتصابات و ارزشیابی مدیران، در مسیر آشنایی با این اداره کل و سازوکار انتصابات در سازمان، اکنون پیش روی شماست.
اداره‌کل انتصابات و ارزشیابی مدیران چرا و چگونه شکل گرفت؟
بر اساس پیوست حکم رئیس سازمان و بیانیه گام دوم انقلاب، اداره کل انتصابات و ارزشیابی مدیران با هدف ترویج شایسته سالاری، عدالت‌محوری، شفافیت و دانشگرایی در نظام مدیریت سازمان، در بهمن سال 1396 در زیرساخت حوزه ریاست ایجاد شد.
سامان‌دهی، یکپارچه سازی و نظم بخشی به فرایندهای انتخاب و انتصاب، ارزشیابی، توسعه و توانمندسازی، ثبت و مستندسازی تجارب مدیران و مدیریت استعدادهای مدیریتی سازمان، از مهم‌ترین وظایف این اداره کل است که فعالیتش را به منظور ایجاد، استقرار و بهبود نظام مدیریت متعالی مبتنی‌بر شایسته سالاری، جانشین پروری و بهره گیری از متناسب ترین یافته های علمی، پژوهشی و دانش و تجارب سازمانی آغاز کرد و با چشم انداز تحقق نظام مدیریت متعالی، مطلوب (سرآمد، کارآمد، روزآمد، شایسته‌محور، دانش‌محور و خردگرا، منسجم و یکپارچه، آینده نگر، مبتنی بر سلامت نظام مدیریتی، خلاقیت و پویایی، مسئولیت پذیری، مشارکت پذیری و یادگیرندگی)، برپایه اصول و ارزشهای اسلامی، اخلاقی و انقلابی پایه ریزی شد و برای انجام دادن مأموریت هایش، با سه مدیریت «هماهنگی انتصابات»، «بررسی و ارزشیابی مدیران» و «توسعه و توانمندسازی مدیران» شکل‌دهی شد.
پیش از این، نحوه انتصاب مدیران در سازمان چگونه بود؟
در گذشته، انتخاب و انتصاب افراد بیشتر براساس عملکرد، توانمندی‌ها، سابقه و تجربه مرتبط با فعالیت آن پست مد نظر قرار می گرفت و مدیران به‌شکل درونحوزهای و براساس تشخیص مقام مافوق انتخاب و منصوب می شدند؛ اما در رویکرد جدید، علاوه بر سوابق و تجربیات فرد، شایستگی های لازم و ضروری برای هر پست مدیریتی در سازمان نیز تعریف شده که فرایند انتصاب پس از اثبات احراز این شایستگی ها در افراد پیشنهادی طی می شود. به‌عبارتی، الگوی شایستگی های سازمانی، شامل شایستگی های عمومی، تخصصی و اختصاصی، مبنای انتخاب مدیران برای سمت های مدیریتی‌ست.
در گام نخست، برای رسیدن به این فرایند در نظام مدیریت سازمان چه طراحی‌ای داشته‌اید؟
از مهم‌ترین اقدامات برای استقرار نظام مدیریت متعالی در سازمان، باید به اقدامات زیر اشاره کرد:
تدوین آیین‌نامه تعالیبخشی نظام مدیریت متعالی سازمان در سال 1398 با تصویب رئیس وقت سازمان؛
ایجاد سامانه جامع نظام توسعه مدیریت (حفیظ) شامل زیرسامانههای انتخاب و انتصاب، سامانه مدیریت استعدادها، سامانه پیشینه مدیریتی، سامانه ارزشیابی مدیران، سامانه ثبت تجارب مدیریتی، سامانه توسعه و توانمندسازی مدیران و...؛
تهیه و تدوین پیش‌نویس آیین‌نامه‌های اجرایی، انتخاب و انتصاب مدیران، ارزشیابی مدیران، توسعه و توانمندسازی مدیران، مدیریت استعدادها و ثبت تجارب سازمانی که آیین‌نامه توسعه و توانمندسازی مدیران به تصویب رئیس سازمان رسیده و درحال اجراست.
در گام دوم چه رخ داد؟
در اقدام بعدی، لازم بود برای سمت‌های مدیریتی سازمان، شایستگی‌های عمومی، تخصصی و اختصاصی مدیریتی هر سمت سازمانی شناسایی و ایجاد شود. بر همین اساس، پس‌از مطالعه و انجام کار پژوهشی سازمانی برای سمت‌های مدیریتی هر حوزه سازمان، شایستگی های عمومی، تخصصی و اختصاصی در 15 جلد طراحی و تدوین شد. در گام بعدی، سمت‌های مدیریتی نیز در سه سطح: حساس سطح یک، حساس سطح دو و پستهای عادی درجه بندی شد.
اکنون مراحل انتصاب مدیران در سازمان چگونه انجام می‌شود؟
به منظور فراهم کردن زمینه استقرار مدیران کارآمد و اثربخش رسانه ملی و تسهیل و یکپارچه‌سازی امور انتصابات با طراحی، راهبری و پشتیبانی سامانه انتخاب و انتصاب مدیران، از لحظه ثبت درخواست انتصاب یک مدیر در هریک از حوزه های سازمان تا مرحله نهایی صدور و ابلاغ حکم مدیریتی، تمام مراحل و فرایندهای انتخاب و انتصاب در سامانه حفیظ رصد، نظارت و پشتیبانی می‌شود که مراحلی چون انتقال از مبدأ به مقصد، بررسی و ثبت نتایج کارگروه های ارزیابی مدیران، تمرکز در ارسال فرم استعلام از مرکز صیانت و حفاظت سازمان و دریافت پاسخ استعلام و درنهایت، صدور احکام مدیریتی را شامل می‌شود.
با صدور هر حکم مدیریتی، شناسه یکتا به هر حکم تعلق می‌گیرد و واحدهای منابع انسانی اقدام به فعالیت درخصوص انتقال، ثبت در پرونده اشخاص و صدورحکم حقوقی‌شان می کنند.
مزیت های سامانه انتخاب و انتصابات چیست؟
اجرای فرایندهای انتصاب به‌سرعت و در کمترین زمان ممکن، جلوگیری از موازیکاری در انتصاب افراد در سمت های مدیریتی، حذف فرایندهای دستی و کاغذی انتصاب، ارتباط مؤثر با مدیران سازمان برای تسهیل امور و فرایندهای انتصاب مدیران، ارائه گزارشهای آنی و به‌لحظه آماری و توصیفی مختلف از انتصاب مدیران سازمان و سمت‌های مدیریتی، ازجمله مزیتهای یکپارچگی فرایندهای انتصابات در سامانه حفیظ است.
برای سهولت در صدور احکام حقوقی مدیران، پس‌از صدور حکم مدیریتی افراد در سامانه حفیظ، همکاران واحد ارزیابی حقوق و دستمزد مدیران پس‌از دریافت حکم دارای کد شناسه از سامانه، در کمترین زمان ممکن، حکم حقوقی مدیران را صادر می‌‌کنند.
مخاطبان هفته‌نامه صداوسیما قطعاً دوست دارند درباره برنامه‌ها و اهداف اداره‌کل درخصوص نظام ارزشیابی مدیران هم بدانند.
اداره کل انتصابات و ارزشیابی مدیران با هدف شناسایی دقیق توانمندی‌ها، نقاط قوت و زمینه‌های بهبودپذیر مدیران، مسئولیت طراحی و اجرای فرایندهای جامع ارزشیابی مدیران را بر عهده دارد. این برنامه‌ها با اهدافی چون شفاف‌سازی وضعیت شایستگی‌ها و عملکرد مدیران، شناسایی مدیران مستعد ارتقا، ایجاد زمینه برای ترفیع شغلی عادلانه و شفاف مدیران و تدوین سوابق مدیریتی آنان اجرا می‌شود. هدف نهایی این فرایندها کمک به سازمان در پیش‌بینی مشکلات آینده، تصمیم‌گیری هدفمند در سطوح ارشد و درنهایت، افزایش کارایی و اثربخشی کلی سازمان است.
محورهای اصلی ارزشیابی مدیران چیست و چگونه اجرا می‌شود؟
مدیریت بررسی و ارزشیابی مدیران، ارزیابی مدیران را براساس دو محور اصلی انجام می‌دهد: محور نخست مربوط به ارزیابی شایستگی‌های فردی است که با چشم‌انداز ارزیابی 360درجه‌ای مدیران (ارزیابی مدیر توسط مدیران مافوق، مدیران هم‌رده دارای روابط کاری، کارگروه‌های ارزیابی و...)، در دو سطح شایستگی‌های عمومی و تخصصی اجرا می‌شود. این ارزیابی‌ها برمبنای الگوی شایستگی و شاخص‌های مشخص انجام می‌شود. محور دوم ارزیابی عملکرد مدیران، شامل سنجش توفیق در ادای وظایف و تحقق اهداف سازمانی در سطوح مختلف مدیریتی است. این ارزیابی‌ها را با معیارهایی که توسط ستاد متبوع مدیران، مدیران ارشد حوزه و نهادهای نظارتی مرتبط با سند تحول طراحی و ارائه شده‌اند، همین حوزه‌ها اجرا می‌‌کنند.
نقش سامانه ارزشیابی مدیران در بهبود فرایندها چه نمود شاخصی دارد؟
سامانه ارزشیابی مدیران که مراحل طراحی و پیاده‌سازی آن با همت و توجه ویژه مدیران ارشد حوزه ریاست اجرا می‌شود، ابزاری جامع و هوشمند است که با هدف ارتقای کارآیی، بهبود کیفیت ارزیابی‌ها، کاهش خطاها و زمان و ارائه اطلاعات دقیق و برخط برای مدیران ارشد ایجاد شده است. این سامانه با گردآوری و تحلیل داده‌های جامع و قابل‌‌اعتماد از ارزیابان (مدیران ارزیابی‌کننده و ستادها)، ارزیابی عادلانه و منظم مدیران را تضمین می‌کند. با بهره‌گیری از این اطلاعات، مدیران ارشد سازمان می‌توانند تصمیمات مدیریتی هدفمندتری اتخاذ کنند که این امر کمک شایانی به ایجاد فرهنگی شفاف و مبتنی‌بر شایستگی‌ها و عملکرد در سازمان خواهد کرد.
در منظومه اقداماتی که در اداره‌کل متبوعتان سامان می‌یابد، ماهیت و چگونگی توسعه و توانمندسازی مدیران چه جایگاهی دارد و چه نقش و سهمی‌برایش دیده‌اید؟
در فرایند توسعه و توانمندسازی مدیران، از داده‌های حاصل از ارزیابی گزینه‌های پیشنهادی تصدی پست مدیریتی و نتایج ارزشیابی دوره‌ای مدیران پس‌از ترسیم نیم‌رخ شایستگی در هریک از شاخص‌های شایستگی مدیریتی، برای طراحی دوره‌های توانمندسازی بهره می‌گیریم. پس‌از تصویب و ابلاغ آیین‌نامه آموزش سازمان، آیین‌نامه توسعه و توانمندسازی مدیران تصویب و ابلاغ شده است. به‌منظور ایجاد سازوکارهای انگیزشی، دوره‌های توسعه و توانمندسازی دارای امتیاز فوقالعاده آموزشی و مهارتی‌اند؛ به‌طوری‌که به‌ازای گذراندن هر یک ساعت دوره توسعه و توانمندسازی، 4 امتیازِ توسعه و توانمندسازی (امتیاز آموزشی) در نظر گرفته‌ایم. محاسبه امتیازات مربوط به دوره‌های توسعه و توانمندسازی مدیران به‌شکل مستمر خواهد بود و پس‌از قطع مسئولیت، همانند امتیاز سنوات مدیریت، در احکام حقوقی فرد محفوظ می‌ماند. ضمناً امتیاز دوره توسعه و توانمندسازی در هر سال 150 امتیاز و درمجموع سنوات خدمتی 2700 امتیاز است.
شناسایی نیروهای مستعد مدیریت در سازمان قطعاً یکی از مهم‌ترین و اثرگذارترین اقدامات در فرایند سامان‌دهی مدیریتی و ارتقای آن است.
همین‌طور است. فرایند شناسایی، توانمندسازی، بهکارگماری و نگهداشت استعدادهای برتر مدیریتی سازمان، با معرفی نیروهای مستعد و ثبت اولیه آنها توسط بالاترین مقام حوزه ها یا مقام های صادرکننده احکام در سامانه نیروهای مستعد و معرفی افراد به کارگروه‌های ارزیابی مدیران توسط سامانه در هر حوزه آغاز می شود.
با سنجش و ارزیابی توانمندی‌های افراد مستعد در کارگروه های ارزیابی مدیران براساس الگوی شایستگی تعریف‌شده در سامانه، افراد مستعد به خزانه استعدادها معرفی یا درصورت لزوم، به دوره های توسعه و توانمندسازی مدیران معرفی می شوند تا آموزش های بیشتر ببینند. نتایج این روند پس‌از آن، در ساختارهای پیشنهادی مشاهده خواهد شد.
در زمینه تکمیل بانک اطلاعاتی مدیران چه کرده‌اید؟
تکمیل و راه‌اندازی سامانه های انتخاب و انتصاب، سامانه رزومه مدیریتی، سامانه مدیریت استعدادها، سامانه ثبت تجارب، سامانه ارزشیابی و سامانه توسعه و توانمندسازی منجر به تکمیل بانک اطلاعاتی مدیران سازمان می شود که دسترسی کامل و سریع به اطلاعات افراد موردنیاز و آشنایی و بررسی توانمندی‌ها و قابلیت‌های مدیران را در کمترین زمان ممکن می‌کند.
با‌توجه به اهمیت تجارب سازمانی، برای ثبت تجارب مدیریتی چه گام‌هایی برداشته‌اید؟
با هدف مدیریت دانش سازمانی و تولید دانش بومی تخصصی در حوزه‌های سازمانی، ثبت تجربه را به دو شیوه خودنگاری و دگرنگاری انجام می‌دهیم. در رویکرد خودنگاری تجربه، مدیران ازطریق سامانه (سامانه فسیح- ثبت تجربه) اقدام به ثبت تجربه سازمانی خود می‌‌کنند و در رویکرد دگرنگاری، تجربه‌های مدیران به‌دست خبرگان ثبت می‌شود. دانش حاصل از تجارب سازمانی پس‌از غنی‌سازی در اختیار جامعه هدف قرار می‌گیرد. تجربه‌های سازمانی با نام نگارنده / صاحب تجربه در اسناد مربوطه درج می‌شود. لازم است یادآوری کنم سامانه ثبت تجربه‌های مدیریتی طراحی شده است تا تجربه های مدیریتی با رویکرد استار (Star) در آن درج شود. تجارب در رویکرد استار؛ موقعیت (Situation)؛ درک درست فرد از شرایط و موقعیت؛ وظیفه (Task)؛ شناخت درست فرد از نقش و وظیفه خود، اقدام (Action)؛ تشخیص برای اقدام درست؛ نتیجه (Results)؛ آگاهی از آثار و نتایج کوتاه‌مدت و بلندمدت اقدامات تشریح می‌شود. سپس، ارزیابان آن را سنجش و ارزیابی می کنند.
همان‌گونه که پیش‌تر گفتیم، ازطریق سامانه فسیح که همه مدیران به آن دسترسی دارند، می‌توانند تجاربشان را ثبت کنند. تجارب ثبت‌شده توسط ارزیابان / خبرگان مربوطه، تحلیل و اعتبارسنجی و پس‌از تولید دانش بومی توسط استادان علمی، غنی‌سازی می‌شود و در اختیار حوزه‌های سازمانی قرار می‌گیرد.